Datenschutz für Beschäftigte

Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten unserer Beschäftigten ist der oben genannte Betrieb als Arbeitgeber.

Diese Information gilt für alle, die bei uns arbeiten und unsere Personal-App nutzen: die Kasse, die Handgeräte für den Service, die Küchenanzeige, die Zeiterfassung und den Verwaltungsbereich. Sie ergänzt die Informationen, die Sie mit Ihrem Arbeitsvertrag erhalten haben.

Rechtsgrundlage ist, soweit nicht anders angegeben, die Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Für Ihren Zugang speichern wir Ihren Namen, den angezeigten Namen, Ihren Anmeldenamen, Ihre Rolle und Berechtigungen und, für den Verwaltungsbereich, Ihre E-Mail-Adresse. Ihre PIN speichern wir nur als Prüfwert (Hash); niemand im Betrieb kann sie im Klartext lesen. Zweck ist, dass nur berechtigte Personen die Kasse und die Personal-App bedienen und jeder Vorgang einer Person zugeordnet werden kann.

Kasse, Handgeräte und Küchenanzeige werden mit unserem System gekoppelt. Wir speichern, welches Gerät gekoppelt ist und wer sich wann an welchem Gerät angemeldet und abgemeldet hat, sowie die dafür nötigen Sitzungsschlüssel. Zweck ist die Sicherheit des Systems und die Zuordnung der Vorgänge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: 90 Tage.

Wenn Sie sich in der Zeiterfassung ein- und ausstempeln, speichern wir Beginn, Ende und Pausen jeder Schicht minutengenau sowie Ihre geplanten Schichten aus dem Dienstplan. Zweck ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit, wie sie das Arbeitszeitgesetz und das Mindestlohngesetz verlangen, und die Lohnabrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Speicherdauer: Zeiterfassung und Dienstplan löschen wir automatisch 2 Jahre nach dem Ende der jeweiligen Schicht. Was für die Lohnabrechnung länger aufbewahrt werden muss, liegt in den Lohnunterlagen.

Die Kasse und die Bestellverwaltung halten fest, wer was getan hat: wer eine Bestellung angelegt, geändert, angenommen oder abgeschlossen hat, wer eine Position oder einen Beleg storniert oder eine Erstattung ausgelöst hat, wer Bargeld eingelegt, entnommen oder ausgezahlt hat, wer die Kasse geöffnet, gezählt und den Tag abgeschlossen hat, und wer Tische und Gästedaten bearbeitet hat. Gespeichert werden jeweils Ihre Kennung, die Uhrzeit und der Vorgang.

Zweck ist die Nachvollziehbarkeit der Kassenvorgänge, wie sie die Abgabenordnung und die Kassensicherungsverordnung verlangen, die Kassenabstimmung und der Schutz vor Fehlern und Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 146a, 147 AO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein automatischer Abgleich prüft diese Protokolle auf Auffälligkeiten, etwa Storno nach Zahlung, gekürzte Bons nach der Zwischenrechnung, die Lade ohne Verkauf, hohe Rabatte oder Differenzen beim Kassenabschluss. Jeder Hinweis nennt die Person, die Uhrzeit und den Vorgang. Der Inhaber sieht alle Hinweise. Schichtleitungen sehen die offenen Hinweise des laufenden Tages mit Namen, damit sie noch in der Schicht mit der Person sprechen können; Hinweise über sich selbst sehen sie nicht. Ein Hinweis ist kein Vorwurf: Er wird mit Ihnen besprochen, bevor etwas entschieden wird. Geprüfte Hinweise löschen wir nach 12 Monaten; offene und weitergegebene Fälle bleiben, bis sie abgeschlossen sind. Zur allgemeinen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle nutzen wir die Protokolle nicht. Nur bei einem konkreten Verdacht auf Diebstahl oder Betrug werten wir sie gezielt aus und informieren Sie darüber.

Speicherdauer: Kassen- und Buchungsdaten, zu denen diese Angaben gehören, bewahren wir so lange auf, wie es die Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung verlangen (bis zu 10 Jahre).

Trinkgeld, das Gäste beim Bezahlen angeben, wird mit der Bestellung gespeichert und damit der Person zugeordnet, die die Bestellung abgerechnet hat. Zweck ist die Verteilung und der Nachweis des Trinkgelds. Das Trinkgeld wird nach den geleisteten Arbeitsstunden verteilt. Die Auswertung sehen der Inhaber und die Schichtleitung.

Wenn Sie für uns ausliefern, nutzen Sie die Fahrer-App auf einem gekoppelten Telefon, auch auf Ihrem eigenen. Wir speichern, wann Sie Ihre Lieferschicht beginnen, welche Bestellungen Ihnen zugeteilt sind oder die Sie übernehmen, wann Sie losfahren und zustellen, ein Problem an der Tür mit Ihrer Notiz, das Bar-Trinkgeld, das Sie angeben, das Wechselgeld, das Sie von der Kasse erhalten, und was die Kasse bei Ihrer Rückkehr zählt. Ihr Standort wird nicht erfasst. Zweck ist die Organisation der Lieferungen und die Nachvollziehbarkeit des Bargelds (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die Buchungen im Kassenbuch bewahren wir so lange auf wie die übrigen Kassendaten.

Für die Zustellung zeigt Ihnen die App Name, Telefonnummer, Lieferadresse und Hinweise der Gäste, nur für Bestellungen, die Ihnen zugeteilt sind, und nur bis zur Zustellung. Sie dürfen diese Angaben nur für die Zustellung verwenden. Wie wir die Daten der Gäste verarbeiten, steht in unserer Datenschutzerklärung für Gäste.

Wenn Sie es selbst einschalten, zeigen wir Gästen Ihr Foto, den Namen, den Sie für Gäste gewählt haben (Vorname oder Spitzname, nie den Nachnamen), und einen kurzen Gruß: auf der Seite, auf der Gäste ihre Bestellung verfolgen, während die Küche kocht, und auf der Feedback-Seite, wenn ein Gast Ihnen danken möchte. Gäste sehen das nur über ihren eigenen Bestell-Link oder den QR-Code ihres Tisches, nie auf öffentlichen Seiten.

Rechtsgrundlage ist allein Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG). Sie ist freiwillig: Wer sie nicht gibt, hat keinerlei Nachteile. Nur Sie selbst können sie einschalten, mit Ihrer PIN an der Kasse unter „Für Gäste sichtbar“. Sie können sie dort jederzeit widerrufen; das Foto wird Gästen dann innerhalb einer Minute nicht mehr gezeigt. Jeder Wechsel wird mit Zeitpunkt gespeichert, damit wir Ihre Einwilligung nachweisen können. Ein neues Foto braucht eine neue Einwilligung.

Speicherdauer: Foto und Gruß liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und werden gelöscht, wenn Sie das Foto entfernen lassen oder aus dem Unternehmen ausscheiden. Dank von Gästen, der Sie namentlich erreicht, sehen Sie an der Kasse; er wird nicht zur Leistungsbewertung genutzt.

Die Daten liegen bei Supabase Inc. als unserem Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); Übermittlungen in die USA sind durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Die Kassenvorgänge werden von der technischen Sicherheitseinrichtung der fiskaly GmbH signiert. Bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung erhält das Finanzamt Einsicht in die Kassendaten.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit wir Daten auf unser berechtigtes Interesse stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an info@alsafi-heidelberg.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Ohne Zugang und Zeiterfassung können Sie die Personal-App nicht nutzen; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung findet nicht statt.