Aviso de privacidad para el personal

El responsable de los datos de nuestro personal es la empresa indicada arriba, en su calidad de empleador.

Este aviso se aplica a todas las personas que trabajan para nosotros y usan nuestra app del personal: la caja, los terminales de servicio, la pantalla de cocina, el control horario y el área de administración. Complementa la información que recibiste con tu contrato de trabajo.

Salvo que se indique otra cosa, la base jurídica es la ejecución de la relación laboral (art. 6(1)(b) RGPD) y el cumplimiento de obligaciones legales (art. 6(1)(c) RGPD).

Para tu acceso guardamos tu nombre, el nombre que se muestra en pantalla, tu nombre de usuario, tu rol y tus permisos y, para el área de administración, tu dirección de correo electrónico. Tu PIN solo se guarda como valor de control (hash); nadie en la empresa puede leerlo en texto claro. La finalidad es que solo las personas autorizadas usen la caja y la app del personal, y que cada acción pueda atribuirse a una persona.

La caja, los terminales y la pantalla de cocina están vinculados a nuestro sistema. Guardamos qué dispositivo está vinculado y quién inició y cerró sesión en qué dispositivo y cuándo, junto con las claves de sesión necesarias para ello. La finalidad es la seguridad del sistema y la atribución de las acciones (art. 6(1)(f) RGPD). Conservación: 90 días.

Cuando fichas la entrada y la salida, guardamos al minuto el inicio, el final y las pausas de cada turno, así como tus turnos previstos del cuadrante. La finalidad es el registro de la jornada que exigen la Ley alemana sobre el Tiempo de Trabajo y la Ley alemana del Salario Mínimo, y la gestión de nóminas (art. 6(1)(b) y (c) RGPD).

Conservación: los registros horarios y el cuadrante se eliminan automáticamente 2 años después del final del turno. Lo que deba conservarse más tiempo para las nóminas se guarda en la documentación de nóminas.

La caja y la gestión de pedidos registran quién hizo qué: quién creó, modificó, aceptó o completó un pedido; quién anuló un artículo o un ticket o hizo un reembolso; quién ingresó, retiró o pagó efectivo; quién abrió y contó la caja y cerró el día; y quién editó mesas y fichas de clientes. Cada entrada guarda tu ID, la hora y la acción.

La finalidad es la trazabilidad de las transacciones de caja que exigen el Código Tributario alemán y el Reglamento alemán de seguridad de cajas registradoras, el cuadre de caja y la protección frente a errores y usos indebidos (art. 6(1)(c) RGPD en relación con los §§ 146a, 147 AO; art. 6(1)(f) RGPD). Una comprobación automática revisa estos registros en busca de anomalías, como una anulación después del pago, un ticket reducido tras la precuenta, la caja abierta sin venta, descuentos elevados o una diferencia en el cierre de caja. Cada aviso indica la persona, la hora y la operación. El propietario ve todos los avisos. Los responsables de turno ven los avisos abiertos del día en curso con nombres, para poder hablar con la persona durante el turno; no ven los avisos sobre sí mismos. Un aviso no es una acusación: se habla contigo antes de decidir nada. Borramos los avisos revisados a los 12 meses; los casos abiertos y escalados se conservan hasta que se cierran. No usamos los registros para controlar el rendimiento o el comportamiento de forma general. Solo ante una sospecha concreta de robo o fraude los analizamos de forma específica, y te informamos de ello.

Conservación: los registros de caja y contables, de los que forman parte estas entradas, se conservan durante el tiempo que exigen los plazos de conservación del Código Tributario alemán (hasta 10 años).

La propina que añade un cliente al pagar se guarda con el pedido y, por tanto, se atribuye a la persona que lo cobró. La finalidad es repartir y documentar las propinas. Las propinas se reparten según las horas trabajadas. El propietario y el responsable de turno ven la evaluación.

Si repartes para nosotros, usas la app de repartidores en un teléfono vinculado, que puede ser el tuyo. Guardamos cuándo empiezas tu turno de reparto, qué pedidos se te asignan o tomas, cuándo sales y entregas, un problema en la puerta con tu nota, la propina en efectivo que indicas, el cambio que te da la caja y lo que la caja cuenta cuando vuelves. No se registra tu ubicación. La finalidad es organizar los repartos y controlar el efectivo (art. 6.1.b y c RGPD). Los asientos del libro de caja se conservan tanto tiempo como los demás datos de la caja.

Para la entrega, la app te muestra el nombre, el teléfono, la dirección de entrega y las indicaciones de los clientes, solo de los pedidos asignados a ti y solo hasta la entrega. Solo puedes usar estos datos para la entrega. Cómo tratamos los datos de los clientes se explica en nuestra política de privacidad para clientes.

Si tú mismo lo activas, mostramos a los clientes tu foto, el nombre que elegiste para ellos (nombre de pila o apodo, nunca tu apellido) y un breve saludo: en la página en la que los clientes siguen su pedido mientras la cocina prepara, y en la página de opiniones cuando un cliente quiere darte las gracias. Los clientes solo lo ven a través de su propio enlace de pedido o del código QR de su mesa, nunca en páginas públicas.

La base jurídica es únicamente tu consentimiento (art. 6(1)(a) y art. 7 RGPD, § 26(2) BDSG). Es voluntario: no darlo no supone para ti ninguna desventaja. Solo tú puedes activarlo, con tu PIN en la caja, en «Visible para los clientes». Puedes retirarlo allí en cualquier momento; en menos de un minuto tu foto deja de mostrarse a los clientes. Cada cambio se guarda con su hora para que podamos acreditar tu consentimiento. Una foto nueva requiere un nuevo consentimiento.

Conservación: la foto y el saludo se guardan en un almacenamiento no público y se eliminan cuando pides que se retire la foto o cuando dejas la empresa. Los agradecimientos de clientes que te mencionan se te muestran en la caja; no se usan para evaluar tu rendimiento.

Los datos están alojados en Supabase Inc. como nuestro encargado del tratamiento (art. 28 RGPD); las transferencias a EE. UU. están cubiertas por las cláusulas contractuales tipo de la UE. Las transacciones de caja se firman con el dispositivo técnico de seguridad de fiskaly GmbH. Durante una inspección de caja o una inspección fiscal, la administración tributaria puede examinar los datos de la caja.

Tienes derecho de acceso (art. 15 RGPD), rectificación (art. 16), supresión (art. 17), limitación del tratamiento (art. 18) y portabilidad de los datos (art. 20). Cuando nos basamos en nuestro interés legítimo, puedes oponerte por motivos relacionados con tu situación particular (art. 21). Para cualquiera de ellos, escribe a info@alsafi-heidelberg.de. También puedes presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos, por ejemplo el Comisionado Estatal para la Protección de Datos y la Libertad de Información de Baden-Wurtemberg.

Sin tu acceso y sin el control horario no puedes usar la app del personal; no hay decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado.