Notice de confidentialité pour le personnel

Le responsable du traitement des données de notre personnel est l’entreprise indiquée ci-dessus, en tant qu’employeur.

La présente notice s’applique à toutes les personnes qui travaillent pour nous et utilisent notre application du personnel : la caisse, les terminaux de service, l’écran de cuisine, la pointeuse et l’espace d’administration. Elle complète les informations reçues avec votre contrat de travail.

Sauf indication contraire, la base juridique est l’exécution de la relation de travail (art. 6(1)(b) RGPD) et le respect d’obligations légales (art. 6(1)(c) RGPD).

Pour votre accès, nous enregistrons votre nom, le nom affiché à l’écran, votre identifiant de connexion, votre rôle et vos autorisations et, pour l’espace d’administration, votre adresse e-mail. Votre code PIN n’est enregistré que sous forme de valeur de contrôle (hash) ; personne dans l’entreprise ne peut le lire en clair. La finalité est que seules les personnes autorisées utilisent la caisse et l’application du personnel, et que chaque action puisse être attribuée à une personne.

La caisse, les terminaux et l’écran de cuisine sont associés à notre système. Nous enregistrons quel appareil est associé et qui s’est connecté et déconnecté sur quel appareil et à quel moment, ainsi que les clés de session nécessaires. La finalité est la sécurité du système et l’attribution des actions (art. 6(1)(f) RGPD). Conservation : 90 jours.

Lorsque vous pointez à l’arrivée et au départ, nous enregistrons à la minute près le début, la fin et les pauses de chaque service, ainsi que vos services prévus au planning. La finalité est l’enregistrement du temps de travail exigé par la loi allemande sur le temps de travail et la loi sur le salaire minimum, ainsi que la paie (art. 6(1)(b) et (c) RGPD).

Conservation : les relevés de temps et le planning sont supprimés automatiquement 2 ans après la fin du service. Ce qui doit être conservé plus longtemps pour la paie est gardé dans les documents de paie.

La caisse et la gestion des commandes enregistrent qui a fait quoi : qui a créé, modifié, accepté ou terminé une commande ; qui a annulé un article ou un ticket ou effectué un remboursement ; qui a déposé, retiré ou versé de l’argent liquide ; qui a ouvert et compté la caisse et clôturé la journée ; et qui a modifié les tables et les fiches clients. Chaque entrée enregistre votre identifiant, l’heure et l’action.

La finalité est la traçabilité des opérations de caisse exigée par le code fiscal et le règlement sur la sécurité des caisses enregistreuses, le contrôle de caisse ainsi que la protection contre les erreurs et les abus (art. 6(1)(c) RGPD avec les §§ 146a, 147 AO ; art. 6(1)(f) RGPD). Un contrôle automatique examine ces journaux à la recherche d’anomalies, par exemple une annulation après paiement, une addition réduite après la pré-addition, le tiroir-caisse ouvert sans vente, des remises élevées ou un écart à la clôture de caisse. Chaque signalement indique la personne, l’heure et l’opération. Le propriétaire voit tous les signalements. Les responsables de service voient les signalements ouverts de la journée en cours avec les noms, afin de pouvoir parler à la personne pendant le service ; ils ne voient pas les signalements les concernant. Un signalement n’est pas une accusation : il est discuté avec vous avant toute décision. Nous supprimons les signalements examinés après 12 mois ; les cas ouverts et transmis sont conservés jusqu’à leur clôture. Nous n’utilisons pas les journaux pour contrôler de manière générale les performances ou le comportement. Ce n’est qu’en cas de soupçon concret de vol ou de fraude que nous les analysons de manière ciblée, et nous vous en informons.

Conservation : les documents de caisse et comptables, dont ces entrées font partie, sont conservés aussi longtemps que l’exigent les délais de conservation du code fiscal (jusqu’à 10 ans).

Un pourboire ajouté par un client lors du paiement est enregistré avec la commande et ainsi attribué à la personne qui l’a encaissée. La finalité est la répartition et la documentation des pourboires. Les pourboires sont répartis selon les heures travaillées. Le propriétaire et le responsable d’équipe voient l’évaluation.

Si vous livrez pour nous, vous utilisez l’application livreur sur un téléphone couplé, qui peut être le vôtre. Nous enregistrons quand vous commencez votre service de livraison, quelles commandes vous sont confiées ou que vous prenez, quand vous partez et livrez, un problème à la porte avec votre note, le pourboire en espèces que vous saisissez, le fonds de caisse que la caisse vous remet et ce que la caisse compte à votre retour. Votre position n’est pas enregistrée. La finalité est l’organisation des livraisons et la traçabilité des espèces (art. 6, par. 1, b et c RGPD). Les écritures du livre de caisse sont conservées aussi longtemps que les autres données de caisse.

Pour la livraison, l’application vous montre le nom, le numéro de téléphone, l’adresse de livraison et les indications des clients, uniquement pour les commandes qui vous sont confiées et uniquement jusqu’à la livraison. Vous ne pouvez utiliser ces données que pour la livraison. Notre politique de confidentialité pour les clients explique comment nous traitons leurs données.

Si vous l’activez vous-même, nous montrons aux clients votre photo, le nom que vous avez choisi pour eux (prénom ou surnom, jamais votre nom de famille) et un court message d’accueil : sur la page où les clients suivent leur commande pendant que la cuisine prépare, et sur la page d’avis lorsqu’un client souhaite vous remercier. Les clients ne voient cela que via leur propre lien de commande ou le QR code de leur table, jamais sur des pages publiques.

La base juridique est uniquement votre consentement (art. 6(1)(a) et art. 7 RGPD, § 26(2) BDSG). Il est facultatif : ne pas le donner n’entraîne absolument aucun désavantage pour vous. Vous seul pouvez l’activer, avec votre code PIN sur la caisse sous « Visible par les clients ». Vous pouvez le retirer à tout moment au même endroit ; votre photo n’est alors plus montrée aux clients en moins d’une minute. Chaque modification est enregistrée avec son heure afin que nous puissions prouver votre consentement. Une nouvelle photo nécessite un nouveau consentement.

Conservation : la photo et le message d’accueil sont conservés dans un stockage non public et supprimés lorsque vous faites retirer la photo ou quittez l’entreprise. Les remerciements de clients qui vous nomment vous sont affichés sur la caisse ; ils ne servent pas à évaluer votre performance.

Les données sont hébergées par Supabase Inc., notre sous-traitant (art. 28 RGPD) ; les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de l’UE. Les opérations de caisse sont signées par le dispositif de sécurité technique de fiskaly GmbH. Lors d’un contrôle de caisse ou d’un contrôle fiscal, l’administration fiscale peut consulter les données de caisse.

Vous disposez d’un droit d’accès (art. 15 RGPD), de rectification (art. 16), d’effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18) et de portabilité des données (art. 20). Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière (art. 21). Écrivez à info@alsafi-heidelberg.de pour exercer l’un de ces droits. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, par exemple le Commissaire du Land de Bade-Wurtemberg à la protection des données et à la liberté d’information.

Sans votre accès ni la pointeuse, vous ne pouvez pas utiliser l’application du personnel ; il n’y a aucune prise de décision exclusivement automatisée.