Informativa sulla privacy per il personale

Il titolare del trattamento dei dati del nostro personale è l'azienda indicata sopra, in qualità di datore di lavoro.

Questa informativa vale per chiunque lavori per noi e usi la nostra app del personale: la cassa, i palmari di servizio, il display della cucina, la rilevazione presenze e l'area di amministrazione. Integra le informazioni che hai ricevuto con il tuo contratto di lavoro.

Salvo diversa indicazione, la base giuridica è l'esecuzione del rapporto di lavoro (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e l'adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

Per il tuo accesso memorizziamo il tuo nome, il nome mostrato sullo schermo, il nome utente, il tuo ruolo e le autorizzazioni e, per l'area di amministrazione, il tuo indirizzo e-mail. Il tuo PIN è memorizzato solo come valore di controllo (hash); nessuno in azienda può leggerlo in chiaro. Lo scopo è che solo le persone autorizzate usino la cassa e l'app del personale e che ogni azione possa essere attribuita a una persona.

La cassa, i palmari e il display della cucina sono associati al nostro sistema. Memorizziamo quale dispositivo è associato e chi ha effettuato l'accesso e l'uscita su quale dispositivo e quando, insieme alle chiavi di sessione necessarie. Lo scopo è la sicurezza del sistema e l'attribuzione delle azioni (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Conservazione: 90 giorni.

Quando timbri l'entrata e l'uscita, memorizziamo inizio, fine e pause di ogni turno al minuto, e i turni pianificati dal piano turni. Lo scopo è la registrazione dell'orario di lavoro come richiesto dalla legge tedesca sull'orario di lavoro e dalla legge sul salario minimo, e l'elaborazione delle buste paga (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR).

Conservazione: le registrazioni delle presenze e il piano turni vengono eliminati automaticamente 2 anni dopo la fine del turno. Ciò che deve essere conservato più a lungo per le buste paga è tenuto nella documentazione paghe.

La cassa e la gestione degli ordini registrano chi ha fatto cosa: chi ha creato, modificato, accettato o completato un ordine; chi ha stornato un articolo o uno scontrino o emesso un rimborso; chi ha versato, prelevato o pagato contanti; chi ha aperto e contato la cassa e chiuso la giornata; e chi ha modificato tavoli e schede ospite. Ogni voce memorizza il tuo ID, l'ora e l'azione.

Lo scopo è la tracciabilità delle transazioni di cassa richiesta dal codice tributario e dal regolamento tedesco sulla sicurezza dei registratori di cassa, la quadratura della cassa e la protezione da errori e abusi (art. 6, par. 1, lett. c GDPR in combinato disposto con i §§ 146a, 147 AO; art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Un controllo automatico esamina questi registri alla ricerca di anomalie, ad esempio uno storno dopo il pagamento, un conto ridotto dopo il preconto, il cassetto aperto senza vendita, sconti elevati o una differenza alla chiusura di cassa. Ogni segnalazione indica la persona, l’ora e l’operazione. Il titolare vede tutte le segnalazioni. I responsabili di turno vedono le segnalazioni aperte della giornata in corso con i nomi, per poter parlare con la persona durante il turno; non vedono le segnalazioni che li riguardano. Una segnalazione non è un’accusa: se ne parla con te prima di decidere qualsiasi cosa. Cancelliamo le segnalazioni verificate dopo 12 mesi; i casi aperti e inoltrati restano finché non vengono chiusi. Non usiamo i registri per un controllo generale delle prestazioni o del comportamento. Solo in caso di sospetto concreto di furto o frode li analizziamo in modo mirato e te ne informiamo.

Conservazione: la documentazione di cassa e contabile, di cui queste voci fanno parte, viene conservata per tutto il tempo richiesto dai periodi di conservazione del codice tributario (fino a 10 anni).

La mancia che un ospite aggiunge al pagamento viene memorizzata con l'ordine e quindi attribuita alla persona che ha incassato. Lo scopo è la distribuzione e la documentazione delle mance. Le mance vengono distribuite in base alle ore lavorate. Il titolare e il responsabile di turno vedono la valutazione.

Se consegni per noi, usi l’app per i fattorini su un telefono associato, anche il tuo. Registriamo quando inizi il turno di consegna, quali ordini ti vengono assegnati o prendi, quando parti e consegni, un problema alla porta con la tua nota, la mancia in contanti che indichi, il fondo cassa che ricevi dalla cassa e ciò che la cassa conta al tuo rientro. La tua posizione non viene registrata. La finalità è organizzare le consegne e tracciare il contante (art. 6, par. 1, lett. b e c GDPR). Le registrazioni nel libro di cassa sono conservate quanto gli altri dati di cassa.

Per la consegna, l’app ti mostra nome, numero di telefono, indirizzo di consegna e note degli ospiti, solo per gli ordini assegnati a te e solo fino alla consegna. Puoi usare questi dati solo per la consegna. Come trattiamo i dati degli ospiti è spiegato nella nostra informativa sulla privacy per gli ospiti.

Se lo attivi tu stesso, mostriamo agli ospiti la tua foto, il nome che hai scelto per gli ospiti (nome o soprannome, mai il cognome) e un breve saluto: nella pagina in cui gli ospiti seguono il loro ordine mentre la cucina prepara, e nella pagina di feedback quando un ospite vuole ringraziarti. Gli ospiti vedono questi dati solo tramite il proprio link dell'ordine o il codice QR del loro tavolo, mai su pagine pubbliche.

La base giuridica è unicamente il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a e art. 7 GDPR, § 26, comma 2 BDSG). È facoltativo: non darlo non comporta per te alcuno svantaggio. Solo tu puoi attivarlo, con il tuo PIN alla cassa in "Mostrato agli ospiti". Puoi revocarlo lì in qualsiasi momento; la tua foto non viene più mostrata agli ospiti entro un minuto. Ogni modifica viene memorizzata con l'ora, così possiamo dimostrare il tuo consenso. Una nuova foto richiede un nuovo consenso.

Conservazione: la foto e il saluto sono conservati in un archivio non pubblico ed eliminati quando fai rimuovere la foto o lasci l'azienda. I ringraziamenti degli ospiti che ti nominano ti vengono mostrati alla cassa; non vengono usati per valutare le tue prestazioni.

I dati sono conservati presso Supabase Inc. in qualità di nostro responsabile del trattamento (art. 28 GDPR); i trasferimenti verso gli USA sono coperti dalle clausole contrattuali tipo dell'UE. Le transazioni di cassa sono firmate dal dispositivo tecnico di sicurezza di fiskaly GmbH. Durante un controllo di cassa o una verifica fiscale l'ufficio delle imposte può esaminare i dati di cassa.

Hai diritto di accesso (art. 15 GDPR), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione del trattamento (art. 18) e portabilità dei dati (art. 20). Quando ci basiamo sul nostro legittimo interesse, puoi opporti per motivi connessi alla tua situazione particolare (art. 21). Per esercitare uno di questi diritti scrivi a info@alsafi-heidelberg.de. Puoi anche presentare reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati, ad esempio il Garante per la protezione dei dati e la libertà di informazione del Baden-Württemberg.

Senza il tuo accesso e la rilevazione presenze non puoi usare l'app del personale; non esiste alcun processo decisionale unicamente automatizzato.