Повідомлення про захист даних для персоналу

Контролером даних нашого персоналу є зазначене вище підприємство як роботодавець.

Це повідомлення стосується всіх, хто працює в нас і користується нашим застосунком для персоналу: касою, пристроями для обслуговування, кухонним дисплеєм, системою обліку робочого часу та адміністративним розділом. Воно доповнює інформацію, яку ви отримали разом із трудовим договором.

Якщо не зазначено інше, правовою підставою є виконання трудових відносин (ст. 6(1)(b) ЗРЗД (GDPR)) і виконання юридичних обов’язків (ст. 6(1)(c) ЗРЗД (GDPR)).

Для вашого доступу ми зберігаємо ваше ім’я, ім’я, що відображається на екрані, ваш логін, вашу роль і дозволи, а для адміністративного розділу також вашу адресу електронної пошти. Ваш PIN зберігається лише як контрольне значення (хеш); ніхто на підприємстві не може прочитати його у відкритому вигляді. Мета полягає в тому, щоб касою та застосунком для персоналу користувалися лише уповноважені особи і щоб кожну дію можна було віднести до конкретної людини.

Каса, пристрої для обслуговування та кухонний дисплей під’єднані до нашої системи. Ми зберігаємо, який пристрій під’єднано і хто, на якому пристрої та коли входив і виходив, а також необхідні для цього ключі сеансів. Мета: безпека системи та віднесення дій до осіб (ст. 6(1)(f) ЗРЗД (GDPR)). Строк зберігання: 90 днів.

Коли ви відмічаєтеся на початку й наприкінці зміни, ми зберігаємо з точністю до хвилини початок, кінець і перерви кожної зміни, а також ваші заплановані зміни з графіка. Мета: облік робочого часу, як того вимагають Закон про робочий час і Закон про мінімальну заробітну плату, а також нарахування заробітної плати (ст. 6(1)(b) і (c) ЗРЗД (GDPR)).

Строк зберігання: записи робочого часу та графік змін автоматично видаляються через 2 роки після закінчення зміни. Те, що для нарахування заробітної плати треба зберігати довше, зберігається в документах з обліку заробітної плати.

Каса та система керування замовленнями фіксують, хто що зробив: хто створив, змінив, прийняв або завершив замовлення; хто сторнував позицію чи чек або оформив повернення коштів; хто вніс, вилучив або виплатив готівку; хто відкрив і перерахував касу та закрив день; хто редагував столи й записи про гостей. Кожен запис містить ваш ідентифікатор, час і дію.

Мета: простежуваність касових операцій, якої вимагають Податковий кодекс і Постанова про захист касових апаратів, звіряння готівки, а також захист від помилок і зловживань (ст. 6(1)(c) ЗРЗД (GDPR) у зв’язку з §§ 146a, 147 AO; ст. 6(1)(f) ЗРЗД (GDPR)). Автоматична перевірка переглядає ці журнали на предмет незвичного, наприклад сторно після оплати, зменшений рахунок після попереднього рахунку, відкрита без продажу шухляда каси, великі знижки або розбіжність під час закриття каси. Кожне попередження називає особу, час і дію. Власник бачить усі попередження. Керівники зміни бачать відкриті попередження поточного дня з іменами, щоб поговорити з людиною ще під час зміни; попереджень щодо себе вони не бачать. Попередження не є звинуваченням: його обговорюють з вами, перш ніж щось вирішувати. Перевірені попередження ми видаляємо через 12 місяців; відкриті та передані далі випадки зберігаються до їх закриття. Ми не використовуємо журнали для загального контролю роботи чи поведінки. Лише за конкретної підозри в крадіжці чи шахрайстві ми аналізуємо їх цілеспрямовано й повідомляємо вас про це.

Строк зберігання: касові та бухгалтерські документи, до яких належать ці записи, зберігаються стільки, скільки вимагають строки зберігання Податкового кодексу (до 10 років).

Чайові, які гість додає під час оплати, зберігаються разом із замовленням і тим самим відносяться до особи, яка провела розрахунок. Мета: розподіл і документування чайових. Чайові розподіляються пропорційно до відпрацьованих годин. Звіт бачать власник і керівник зміни.

Якщо ви доставляєте для нас, ви користуєтеся застосунком кур’єра на сполученому телефоні, зокрема й на власному. Ми зберігаємо, коли ви починаєте зміну доставки, які замовлення вам доручено або ви взяли, коли ви вирушаєте і доставляєте, проблему біля дверей разом із вашою приміткою, готівкові чайові, які ви вводите, розмінні гроші, що їх видає каса, і те, що каса рахує після вашого повернення. Ваше місцезнаходження не записується. Мета — організація доставок і облік готівки (ст. 6(1)(b) і (c) GDPR). Записи в касовій книзі зберігаються стільки ж, скільки й інші дані каси.

Для доставки застосунок показує вам ім’я, номер телефону, адресу доставки та примітки гостей — лише для доручених вам замовлень і лише до доставки. Ви можете використовувати ці дані лише для доставки. Як ми обробляємо дані гостей, описано в нашій політиці конфіденційності для гостей.

Якщо ви самі це ввімкнете, ми показуємо гостям ваше фото, ім’я, яке ви обрали для гостей (ім’я або псевдонім, ніколи не прізвище), і коротке привітання: на сторінці, де гості стежать за своїм замовленням, поки кухня готує, і на сторінці відгуків, коли гість хоче вам подякувати. Гості бачать це лише через посилання на власне замовлення або QR-код свого столика, ніколи на публічних сторінках.

Правовою підставою є лише ваша згода (ст. 6(1)(a) і ст. 7 ЗРЗД (GDPR), § 26(2) BDSG). Вона добровільна: якщо ви її не надасте, це не матиме для вас жодних негативних наслідків. Увімкнути цю функцію можете лише ви, за допомогою свого PIN на касі в розділі «Показується гостям». Там же ви можете будь-коли відкликати згоду; після цього ваше фото протягом хвилини перестане відображатися гостям. Кожна зміна зберігається з часом, щоб ми могли підтвердити вашу згоду. Для нового фото потрібна нова згода.

Строк зберігання: фото та привітання зберігаються в непублічному сховищі й видаляються, коли ви просите видалити фото або залишаєте підприємство. Подяки від гостей, у яких згадано вас, показуються вам на касі; вони не використовуються для оцінки вашої роботи.

Дані зберігає Supabase Inc. як наш обробник (ст. 28 ЗРЗД (GDPR)); передавання до США здійснюється на підставі стандартних договірних положень ЄС. Касові операції підписуються технічним засобом безпеки fiskaly GmbH. Під час касової перевірки або податкового аудиту податкова служба може переглядати касові дані.

Ви маєте право на доступ (ст. 15 ЗРЗД (GDPR)), виправлення (ст. 16), видалення (ст. 17), обмеження обробки (ст. 18) і перенесення даних (ст. 20). Якщо ми спираємося на свій законний інтерес, ви можете заперечити з підстав, пов’язаних із вашою особливою ситуацією (ст. 21). Щоб скористатися будь-яким із цих прав, напишіть на info@alsafi-heidelberg.de. Ви також можете подати скаргу до наглядового органу із захисту даних, наприклад до Уповноваженого землі Баден-Вюртемберг із захисту даних і свободи інформації.

Без вашого доступу та системи обліку робочого часу ви не можете користуватися застосунком для персоналу; виключно автоматизоване ухвалення рішень не здійснюється.